Support

Hur gör man?

Om epost

Epost börjar idag bli lika självklart som brev, fax och telefon. Vi förutsätter att epostmeddelanden kommer fram omedelbart och med full garanti. Då epost kan innehålla mycket viktig information för ditt företag, bör du vara noga med att den hanteras på ett tryggt och säkert sätt.

Det blir allt vanligare att man nyttjar ett externt företag för att hantera eposten på säkrare servrar än man själv kan skapa. Kontrollera noga vilka garantier som ges och vilka tjänster som erbjuds. Fråga om säkerhetskopiering av inboxar, teknikval för servrar, epostservrar samt vilka rutiner som finns för problemhantering.

Epostserver

Epostservrar finns av många olika modeller för flera operativsystem. Det är viktigt att välja ett system som är så stabilt som möjligt, då epost idag är ett av våra viktigaste kommunikationsmedel. Epostmeddelanden får helt enkelt inte försvinna och epostservern måste vara konstant tillgänglig.

Epostservrar för UNIX (Solaris, Linux mm) är t ex Sendmail som är den dominerande serverprogramvaran. Den medföljer alla UNIX-dialekter. Sendmail är notoriskt struligt att handha, varför andra alternativ har växt fram. Ett exempel är Postfix som är en mycket stabil epostserver med en mycket smidig administration. Det är ett gratis sk open source program, dvs det utvecklas av människor i ideella nätverk. Andra program kostar ordentligt med pengar och man kan då nyttja en seriösare support.

Till Windows används främst Microsoft Exchange även om det finns flera mer eller mindre kända epostservrar. I Exchange har Microsoft tagit ett större grepp och samlar all information i en databas. Extrafunktioner som gemensam kalender och gemensam adressbok kan utnyttjas. För att få alla funktioner måste man köra epostklienten Outlook. För att använda Microsoft Exchange med hög driftskvalitet krävs en hel del administration av någon som är utbildad på området. Få ISP’er erbjuder idag epost via Exchange.

Gränssnitt för kommunikation

För att kunna hämta hem epost till din dator används flera kommunikationsgränssnitt och standarder. Dessa anger du när du ställer in din epostklient.

POP och IMAP är två olika standarder för hur epost ska hämtas och lagras i datorn. POP är en äldre, mycket stabil standard som alltid fungerar. IMAP är en modernare standard som hanterar eposten intelligentare. Bl a kan man spara epost i centrala kataloger. IMAP är även intelligentare vid långsamma förbindelser, då den bara läser överskriften på meddelandena till att börja med och sedan hämtar hela meddelandet när det efterfrågas.

En SMTP-server krävs för att du ska kunna skicka iväg eposten. Denna server tar hand om ditt ivägskickade meddelande och hanterar transporten till mottagarens epostserver. En SMTP-server måste säkras upp noga så att inte obehöriga kan använda tjänsten. Man brukar säga att servern är en Open Mail Relay om detta inte är ordnat och det är dessa som normal används för spamming.

Spam

Spam eller oönskad epost på svenska är ett sätt att skicka ut reklam till personer som inte har bett om det. Man använder ofta vägar som är svåra att spåra för att inte få en mängd klagomål skickat tillbaka. Spammare samlar normalt ihop en mängd epostadresser och använder dessa som mottagare för mer eller mindre seriösa utskick.

Det är inte så lätt att bli av med dessa eftersom de sällan bryr sig om ett svarsmeddelande där man ber att få slippa epost. Det gäller alltså att vara försiktig med var man matar in sin epostadress, och en rekommendation är att skaffa en ”slask’-adress att använda om man är tveksam. En sådan adress skapar man gratis på bl a www.home.se, mail.altavista.com, www.hotmail.com.

I Sverige är det inte längre olagligt att skicka ut epost på detta sätt. Det har skapats en lista som man kan gå med i om man önskar slippa dessa utskick. Självklart finns här en risk att spammare använder listan för sina egna ändamål.

Du kan även söka efter små program som kan hjälpa dig att minska oönskad epost.

Andra tjänster

För att kunna läsa epost ifrån vilken Internetansluten dator som helst, brukar man sätta upp webbmail.

Det innebär att du kan hantera inkommen post via ett webbläsargränssnitt. Det finns många gratistjänster som erbjuder webbmail (typ HotMail), men det smidiga är att kunna läsa sin vanliga epost via ett webbmailgränssnitt.

Om du har flera epostadresser är det smidigt att kunna styra över dem till en enda adress. Detta gör man genom att skapa en forwardering eller överstyrning som styr epostmeddelandet vidare till en annan adress. Det är viktigt att kontrollera att en ny överstyrning fungerar genom att skicka ett provmeddelande. Skaffa inte epostadresser som inte går att styra vidare. Ett epostmeddelande som av misstag forwarderas fram och tillbaka mellan två epostadresser, studsar normalt 18 gånger innan det skickas tillbaka till avsändaren.

När du går på semester är det smidigt att lägga till ett meddelande som skickas tillbaka till eventuella epostavsändare. Där kan du berätta när du kommer tillbaka och hur du går att nå under tiden. Detta meddelande brukar kallas ett vacation-meddelande eller autosvar på svenska. All epost kommer normalt fram till dig så att du kan läsa dem senare. De flesta epostsystem håller även reda på vilka som har fått autosvar så att de som skickar epost till dig endast får ett svarsmeddelande. Forwardering och vacation kan kombineras utan problem.

Driftsproblematik

Det är viktigt att börja ta sin eposthantering på allvar. Värdera hur viktigt det är för företaget att detta verkligen fungerar. Överväg fördelar och nackdelar med att lämna eposthantering till en ISP mot att hantera den inom företaget. Tänk på att utvecklingen inte kommer att stå stilla och att epost sannolikt kommer att användas mer och mer.

Mera information

Kontakta gärna oss på NetCamp för att diskutera hur man praktiskt kan förbättra sin eposthantering.